Organiser la fete de fin d'annee d'une entreprise, ce n'est pas choisir un restaurant. C'est trancher une serie de questions dans le bon ordre : ce que vous devez a vos salaries, ce que l'administration acceptera, qui vous invitez, ce que vous servez, et ce qui se passe pendant la soiree. Prises dans le desordre, ces questions font perdre des semaines et coutent des places reservees trop tard.

Cette page rassemble tout ce que nous avons ecrit sur le sujet, dans l'ordre ou les questions se posent vraiment. Chaque etape renvoie vers un guide complet.

Les trois erreurs qui coutent le plus cher

Reserver avant de savoir ce qui est exonere. Le budget que vous croyez avoir n'est pas celui dont vous disposez si une partie bascule en cotisations. La question du regime social se traite avant le devis, pas apres.

Commencer en novembre. Les lieux et les traiteurs qui savent recevoir une equipe entiere sont pris des octobre pour les dates de decembre. Ce qui reste disponible en novembre est ce que les autres n'ont pas voulu.

Inviter sans demander de reponse ferme. Un traiteur facture sur un nombre. Une invitation qui ne fixe pas de date limite de reponse produit un ecart entre le nombre annonce et le nombre presents, et cet ecart se paie.

Le chemin complet, dans l'ordre

Chaque etape a son guide. Ils se lisent dans cet ordre si vous partez de zero, ou separement si vous savez deja ou vous bloquez.

  1. Ce que la loi impose, et ce qu'elle n'impose pas. Repas de fin d'annee en entreprise : est-ce obligatoire ? : Avant de choisir un lieu, savoir si vous devez quelque chose a vos salaries, et ce qui arrive quand une maison arrete un repas offert depuis des annees.
  2. Ce qui passe hors cotisations, et ce qui bascule. Repas de Noel d'entreprise et URSSAF : ce qui est exonere : La frontiere entre le repas offert qui reste hors cotisations et celui qui devient un avantage en nature. Chiffres verifies a la source et dates.
  3. Ou passe la depense, et ce que vous recuperez. Comptabiliser un repas de fin d'annee : compte, TVA et justificatifs : Le traitement comptable, ce qui se recupere ou non en TVA, et les justificatifs a garder. Ecrit pour un dirigeant, pas pour un comptable.
  4. Les cadeaux, cote CSE et cote employeur. Cadeaux de Noel aux salaries : le cadre a respecter : Qui offre quoi, ce qui reste hors cotisations, et ce qui fait basculer un cadeau en salaire deguise.
  5. Choisir le theme, avant de choisir le lieu. 10 themes de soiree de fin d'annee et ce qu'ils impliquent : Dix themes, et pour chacun ce qu'il demande au lieu, au traiteur, et qui il exclut. Un theme se choisit avant de reserver, pas apres.
  6. Annoncer, et obtenir des reponses. Invitation au repas de fin d'annee : 8 modeles a copier : Huit invitations completes selon le ton de la maison, et ce qui doit y figurer pour que les gens repondent vraiment.
  7. La sequence de mails, du premier au dernier. Le mail d'annonce de la fete de fin d'annee : toute la sequence : L'annonce, la relance, le rappel de la veille, le remerciement du lendemain, et le message aux clients. Tous rediges, prets a copier.
  8. Toucher ceux qui ne lisent pas leurs mails. Affiche de fete de fin d'annee : ce qu'elle doit dire : Ce qu'une affiche interne doit contenir, ou l'accrocher, et le cas des equipes de terrain que l'affiche seule ne touche jamais.
  9. Comprendre l'arbre de Noel, et ne pas le confondre avec la soiree. Arbre de Noel d'entreprise : c'est quoi, et qui y a droit : La fete des enfants n'est pas la soiree des adultes. Qui l'organise, qui y a droit, et ce qu'il faut avoir tranche avant de reserver.
  10. Animer l'arbre de Noel selon l'age des enfants. Arbre de Noel d'entreprise : idees d'animation par age : Ce qui marche a trois ans ne marche pas a douze. Les animations par tranche d'age, le gouter et les allergies, le cadeau et les fratries.
  11. Qui decide et qui paie, entre le CSE et la direction. CSE et Noel : qui decide, qui paie, qui a droit : Les deux budgets du CSE ne servent pas a la meme chose. Qui a droit aux prestations, des alternants aux salaries partis en cours d'annee.
  12. Choisir le format du repas. Repas de fin d'annee original : 10 formats qui changent du restaurant : Dix formats, et pour chacun ce qu'il demande au lieu, au traiteur, aux regimes particuliers, et qui il laisse de cote.
  13. Faire venir un chef plutot que de reserver. Chef a domicile pour une entreprise : quand le choisir : Quand un chef qui cuisine sur place vaut mieux qu'un restaurant, quand c'est le mauvais choix, et ce qu'il faut lui dire avant de signer.
  14. Ce qui se passe pendant le repas. Animations pendant le repas de fin d'annee : ce qui marche : Le discours, les jeux, le cadeau tire au sort, la musique, l'alcool. Ce qui fait la soiree, et ce qui la plombe.
  15. Organiser a Lyon. Repas et soiree de Noel d'entreprise a Lyon : La geographie reelle des lieux de reception lyonnais, la saturation de decembre, et l'acces pour une equipe entiere.
  16. Organiser a Annecy. Seminaire et evenement d'entreprise a Annecy : Le lac et ce qu'il permet, la saisonnalite, la vieille ville et ses acces, la proximite de Geneve pour les equipes internationales.

Ce qui se decide avant tout le reste

Trois decisions commandent toutes les autres, et elles se prennent ensemble : le budget reel une fois le regime social connu, la date, qui determine ce qui sera encore disponible, et qui est invite, qui change le format autant que le montant. Tant que ces trois-la ne sont pas ecrites, chercher un lieu revient a faire visiter des salles a une fete qui n'existe pas encore.

Et si vous n'organisez rien cette annee

C'est une decision qui se prend et qui s'annonce, pas une absence qu'on laisse constater. Une maison qui offrait un repas depuis des annees et qui s'arrete sans un mot cree un probleme qui depasse largement le sujet de la fete. Dire pourquoi, tot, evite de le payer plus tard.

Questions frequentes

La fete de fin d'annee est-elle obligatoire pour l'employeur ?

Aucun texte n'impose d'organiser une fete de fin d'annee. La question devient serieuse quand une maison en offre une depuis plusieurs annees dans les memes conditions : elle peut alors relever de l'usage d'entreprise, et s'arreter ne se fait pas du jour au lendemain. Le detail est dans notre article dedie.

Quand faut-il commencer a organiser la fete de fin d'annee ?

Des septembre pour une soiree en decembre. Les lieux et les traiteurs se reservent tot, et decembre est la periode la plus tendue de l'annee pour eux. Attendre novembre revient a choisir dans ce qui reste.

Quelle est la difference entre l'arbre de Noel et la soiree de fin d'annee ?

L'arbre de Noel est la fete organisee pour les enfants des salaries, le plus souvent par le CSE. La soiree de fin d'annee reunit les salaries eux-memes. Ce sont deux evenements distincts, avec des budgets et des regles differents.

Faut-il inviter les conjoints ?

C'est un choix de maison, pas une regle. Inviter les conjoints change le format, le budget et l'ambiance : la soiree devient plus conviviale et moins tournee vers l'equipe. Ce qui compte, c'est de le dire clairement dans l'invitation, pour que personne n'arrive accompagne par erreur.

Que faire des salaries qui ne peuvent pas venir ?

Les equipes de terrain, en teletravail ou en horaires decales sont les grandes oubliees de ces soirees. Prevoir un format qui les inclut, ou au minimum un geste equivalent, evite que la fete cree exactement l'inverse de ce qu'elle cherche.

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